Использование автомобиля работника в служебных целях

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

 

Х.А. Мурадян, главный бухгалтер, бухгалтерская компания«МайТайм»

 

Имущество работника может использоваться в служебных целях в рамках трудовых либо гражданско-правовых отношений.
В Трудовом кодексе Республики Беларусь (далее — ТК) не употребляется понятие «использование имущества работника в служебных целях». Однако использование имущества работника возможно, поскольку согласно ст. 106 ТК работники имеют право на получение компенсации за износ (амортизацию) используемых для нужд нанимателя транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений. Размер и порядок выплаты этой компенсации определяются по договоренности с нанимателем.
Работник организации использует принадлежащее ему имущество (автомобиль) как в личных, так и в служебных целях. Организация является местом его основной работы. Ежемесячно ему выплачивается компенсация за износ автомобиля в размере 300 руб. Также в текущем месяце работник предъявил документы, подтверждающие осуществление ремонта этого автомобиля. Стоимость ремонта составила 500 руб. Она подлежит возмещению согласно приказу руководителя.
Суммы компенсации и возмещения расходов на ремонт будут перечислены на банковскую карточку работника. Других доходов, не являющихся вознаграждением за выполнение трудовых или иных обязанностей, работник в текущем году не получал.
Как организации нужно отразить в бухгалтерском учете выплату работнику указанных сумм?

Имущество работника может использоваться в служебных целях в рамках трудовых отношений на основании: трудового договора (в этом случае использование имущества работника в интересах нанимателя оговаривается при приеме на работу); дополнительного соглашения к трудовому договору (оно заключается в тех случаях, когда работник и наниматель договорились об использовании имущества работника в служебных целях уже после его приема на работу).
В рамках гражданско-правовых отношений имущество работников может использоваться в служебных целях на основании заключенных с ними гражданско-правовых договоров, в частности аренды либо безвозмездного пользования (ссуды).
Поскольку трудовым законодательством предусмотрена выплата компенсации только за износ используемого для нужд нанимателя имущества, возмещение работнику иных расходов, связанных с эксплуатацией такого имущества, определяется по договоренности между ним и нанимателем. Такая договоренность может быть закреплена в соглашении об использовании работником личного имущества в интересах нанимателя либо ином документе.

 

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ

 

Согласно ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда
социальной защиты населения Республики Беларусь» (в ред. от 14.07.2014) объектом для начисления обязательных страховых взносов в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь (далее — бюджет фонда) для работодателей и работающих граждан являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в т. ч. по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев
на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (в ред. от 23.07.2014; далее — Перечень № 115), но не выше четырехкратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы.

 

К СВЕДЕНИЮ

 

На практике в рамках трудовых отношений между нанимателем и работником порой заключается отдельный договор об использовании имущества работника для
нужд нанимателя.

Объект для начисления страховых взносов в БРУСП «Белгосстрах» — выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем № 115 (п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297; в ред. от 28.07.2015). В соответствии с п. 3 Перечня № 115 обязательные страховые взносы в бюджет фонда и БРУСП «Белгосстрах» не начисляются на суммы средств работодателя, направленные на выплату компенсаций в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренных в гл. 9 ТК.

Таким образом, организация не уплачивает страховые взносы в бюджет фонда и БРУСП «Белгосстрах» с суммы компенсации за износ автомобиля,
поскольку ст. 106 ТК входит в гл. 9 ТК. На сумму возмещения расходов по ремонту автомобиля начисление страховых взносов производится в общеустановленном порядке.
ПОДОХОДНЫЙ НАЛОГ Доходы, полученные физическими лицами от источников в Республике Беларусь, признаются объектом обложения подоходным налогом (подп. 1.1 ст. 153
Налогового кодекса Республики Беларусь; далее — НК). Согласно подп. 1.3 ст. 163 НК освобождаются от подоходного налога с физических лиц все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций, за исключением компенсации за износ транспортных средств.

Таким образом, суммы компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях, а также возмещения расходов на его ремонт являются объектом обложения подоходным налогом.
Вместе с тем возмещение расходов на ремонт автомобиля относится к доходам, не являющимся вознаграждением за выполнение трудовых или иных обязанностей. Соответственно в течение года его сумма может быть освобождена от налогообложения подоходным налогом в размере, не превышающем 1494 руб., (14 940 000 руб. до деноминации) по месту основной работы1.

 

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

 

Согласно п. 1 ст. 130 НК затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе их производства и реализации природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

1 Подпункт 1.19
ст. 163 НК.

При этом при налогообложении прибыли не учитываются выплаты физическим лицам, работающим в организациях по трудовым договорам, в денежной и натуральной формах, не предусмотренные законодательством или сверх размеров, установленных им2.
Таким образом, организация вправе учесть при налогообложении прибыли только компенсацию за износ автомобиля.
Суммы отчислений в бюджет фонда и БРУСП «Белгосстрах», начисленные от сумм возмещения расходов на ремонт автомобиля, учитываются при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов в соответствии с подп. 3.26-6 ст. 129 НК.

 

ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ РАСЧЕТОВ С РАБОТНИКОМ, СВЯЗАННЫХ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

 

Согласно п. 57 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (в ред. от 30.06.2014; далее — Инструкция № 50), для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты
с персоналом по прочим операциям». Для отражения расчетов с работником по возмещению износа автомобиля и расходов на его ремонт к данному счету может быть открыт отдельный субсчет (например, субсчет 73 — 3 «Компенсации работникам»).
Так как автомобиль используется работником для совершения служебных поездок, компенсация за его износ отражается по дебету счетов учета затрат.
Поскольку работник использует автомобиль не только в служебных, но и в личных целях, сложно определить, произошла ли поломка именно вследствие его эксплуатации для нужд организации.

В силу этого возмещение расходов по ремонту автомобиля является выплатой социального характера. Затраты, не связанные с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг, учитываются организацией на субсчете 90 — 10 «Прочие расходы по текущей деятельности» к счету 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102; в ред. от 31.12.2013).

Отчисления на социальное страхование и обеспечение, а также уплату страховых взносов в БРУСП «Белгосстрах», производимые за счет организации, отражаются по дебету тех счетов, на которых отражается начисление затрат на оплату труда и других выплат работникам, и кредиту счетов 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76 — 2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию») соответственно3.


2 Подпункт 1.3 ст. 131 НК.
3 Пункты 54 и 59
Инструкции № 50.

Для расчетов по подоходному налогу, исчисляемому в соответствии с законодательством, используется субсчет 68- 4 «Расчеты по подоходному налогу»
к счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» (п. 53 Инструкции № 50).
В таблице показано, какие записи рекомендуется сделать в бухгалтерском учете в рассматриваемой ситуации:
Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
Начислена сумма компенсации за износ автомобиля, выплачиваемая работнику за месяц
20, 25,
26, 44
73-3 300

Отражена сумма возмещения расходов на текущий ремонт автомобиля 90-10 73-3 500
Произведены отчисления в бюджет фонда от суммы возмещения
расходов на текущий ремонт автомобиля (500 × 34 %)
90-10 69 170

Отражены страховые взносы в БРУСП «Белгосстрах» (500 × 0,6 %) 90-10 76-2 3
Отражено удержание обязательных страховых взносов на пенсионное страхование (500 × 1 %)
73-3 69 5

Отражено удержание подоходного налога из суммы компенсации
за износ автомобиля (300 × 13 %)
73-3 68-4 39

Работнику перечислена сумма возмещения за вычетом удержанных налогов и страховых взносов (300 + 500 – 5 – 39)
73-3 51 756